Внедрение Битрикс24 для оптовой торговли

О проекте

ООО «Компонент Бизнес Машин» — оптовая торговая компания, работающая с крупными объемами заказов серверного оборудования и комплектующих. До внедрения Битрикс24 компания использовала разрозненные инструменты: Excel для учета, почту для переписки с клиентами, мессенджеры для внутренней коммуникации.

• Потеря заявок клиентов в переписках
• Дублирование работы между отделами продаж и закупок
• Ручное создание документов занимало 2-3 часа на каждый заказ
• Отсутствие контроля за сроками и этапами сделок
• Невозможность быстро сформировать отчеты по продажам

Перед нами стояла задача создать единую цифровую экосистему, где все процессы автоматизированы и выполняются в несколько кликов.

ЧТО МЫ СДЕЛАЛИ

Внедрение и настройка Битрикс24

• Развернули корпоративный портал Битрикс24 на сервере клиента
• Создали структуру компании с отделами и должностями
• Настроили права доступа для каждой роли
• Провели обучение всех сотрудников работе в системе
• Создали инструкции и регламенты использования

Автоматизация бизнес-процессов

• Разработали сквозной процесс от заявки клиента до отгрузки товара
• Настроили автоматические уведомления на каждом этапе сделки
• Создали систему контроля сроков выполнения заказов
• Внедрили процесс согласования скидок и особых условий
• Настроили автоматическую постановку задач ответственным

Роботы и автоматизация

• Робот автоматического создания задачи закупщику при новой сделке
• Робот формирования счета на оплату при переходе сделки на этап
• Робот отправки счета клиенту через email
• Робот контроля оплаты и напоминаний клиенту
• Робот уведомления логистики при подтверждении оплаты
• Робот создания акта выполненных работ после отгрузки
• Автоматическое перемещение сделок по воронке при выполнении условий

Система документооборота

• Создали шаблоны всех документов компании:
  • Коммерческие предложения
  • Счета на оплату
  • Счета-фактуры
  • Товарные накладные
  • Акты выполненных работ
  • Договоры поставки
  • Спецификации к договорам
• Настроили автоматическое заполнение данных из сделки
• Реализовали генерацию документов в один клик
• Внедрили электронную подпись документов

Работа с рекламациями

• Создали отдельную воронку для обработки рекламаций
• Настроили процесс приема и регистрации претензий
• Автоматизировали уведомления ответственных лиц
• Внедрили систему контроля сроков решения рекламаций
• Создали шаблоны ответов на типовые ситуации
• Настроили отчетность по качеству обслуживания

Взаимодействие отдела продаж и закупок

• Настроили передачу информации между отделами через задачи
• Создали общую базу знаний о товарах и поставщиках
• Внедрили систему согласования цен с закупками
• Автоматизировали проверку наличия товара на складе
• Настроили уведомления о поступлении товара для менеджеров
• Реализовали прозрачность всех этапов выполнения заказа

Интеграция с внешними системами

• Интеграция с 1С для синхронизации данных о товарах
• Подключение телефонии для фиксации звонков в CRM
• Интеграция с почтой для автоматического создания сделок из писем
• Подключение мессенджеров для общения с клиентами
• Настройка выгрузки отчетов в Excel и PDF

Аналитика и отчетность

• Настроили дашборды для руководителя с ключевыми показателями
• Создали отчеты по продажам по менеджерам, товарам, клиентам
• Внедрили аналитику воронки продаж и конверсий
• Настроили отчеты по дебиторской задолженности
• Реализовали прогнозирование выручки на основе текущих сделок

РЕЗУЛЬТАТЫ

• Внедрена единая CRM-система для всей компании
• Автоматизированы 95% повторяющихся операций
• Время на создание и отправку документов сократилось с 2-3 часов до 2 минут
• Увеличение скорости обработки заказов на 70%
• Сокращение потерянных заявок до нуля благодаря автоматизации
• Прозрачность всех процессов для руководства в режиме реального времени
• Повышение контроля за дебиторской задолженностью
• Сокращение времени на обработку рекламаций на 60%
• Улучшение взаимодействия между отделами продаж и закупок
• ROI внедрения окупился за 4 месяца

ТЕХНОЛОГИИ

Битрикс24, REST API, Веб-хуки, Роботы, Бизнес-процессы, Интеграция с 1С, IP-телефония, Email-интеграция

СРОК РЕАЛИЗАЦИИ

2 месяца — полное внедрение с настройкой всех бизнес-процессов, обучением персонала и запуском в работу

Постоянная техническая поддержка и доработка функционала по запросам клиента

ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА

Главная сложность проекта заключалась в необходимости полностью перестроить привычные методы работы сотрудников и перенести все процессы в единую систему. Мы не просто установили Битрикс24, а создали комплексное решение, где каждое действие автоматизировано максимально.

Ключевым достижением стало создание системы, где менеджер может обработать заказ от получения заявки до отгрузки товара буквально за несколько кликов, а все документы генерируются автоматически. Это освободило массу времени для работы с клиентами и увеличения объема продаж.

Особое внимание было уделено связке между отделами продаж и закупок — теперь информация передается мгновенно через систему, исключая возможность ошибок и недопонимания.