Система складского учета на базе Google Таблиц

О проекте

Клиент — оптовая торговая компания с несколькими складами и большой номенклатурой товаров. Готовые WMS-системы оказались либо слишком дорогими, либо не учитывали специфику бизнеса клиента. Особенностью работы компании была необходимость отслеживать один товар по нескольким артикулам (внутренний, артикул производителя, партномеры) и вести учет транзита между складами.

Перед нами стояла задача создать гибкую, надежную и понятную систему, которая будет работать в облаке, доступна с любых устройств и не требует дорогостоящего обслуживания.

ЧТО МЫ СДЕЛАЛИ

Архитектура системы

• Спроектировали структуру базы данных на Google Sheets
• Создали связанную систему из нескольких листов с автоматической синхронизацией
• Разработали защиту данных от случайного удаления
• Настроили права доступа для разных категорий пользователей
• Реализовали систему резервного копирования

Функционал системы

Справочник товаров (Каталог)

• База всех товаров с подробными характеристиками
• Система множественных артикулов для одного товара
• Привязка внутренних кодов к артикулам производителей
• Поддержка партномеров и альтернативных обозначений
• Автоматический поиск по любому артикулу

Приход товара

• Внесение поступлений от поставщиков
• Автоматический расчет себестоимости
• Привязка к документам поставки
• Распределение по ячейкам хранения
• История всех поступлений с датами и поставщиками

Расход товара

• Фиксация отгрузок клиентам
• Автоматическое списание с остатков
• Резервирование товара под заказы
• Контроль наличия перед отгрузкой
• История продаж по каждому товару

Мультисклады

• Учет товаров на нескольких складах одновременно
• Отдельные остатки для каждого склада
• Консолидированный отчет по всем складам
• Возможность быстрого переключения между складами

Перемещения между складами

• Фиксация внутренних перемещений товара
• Автоматическое списание с одного склада и оприходование на другой
• Контроль транзита между складами
• История всех перемещений с датами и ответственными

Транзит товаров

• Учет товара в пути от поставщика
• Отслеживание ожидаемых поступлений
• Автоматический перевод из транзита в наличие при поступлении
• Контроль сроков доставки
• Уведомления о задержках

Рекламации

• Регистрация возвратов и претензий
• Учет бракованного товара отдельно от основных остатков
• Отслеживание процесса возврата поставщику
• Компенсации и замены
• Статистика по качеству товаров

Ячейки хранения

• Привязка товаров к конкретным ячейкам на складе
• Быстрый поиск местоположения товара
• Оптимизация размещения товаров
• Контроль заполненности ячеек
• Адресное хранение

Уникальный алгоритм подсчета остатков

Разработали сложную систему расчета, которая учитывает:

• Множественные артикулы одного товара
• Товар на разных складах
• Товар в транзите
• Зарезервированный товар
• Товар на рекламации
• Различные единицы измерения
• Автоматическую актуализацию при любых изменениях

Система мгновенно пересчитывает остатки при любой операции (приход, расход, перемещение) и показывает актуальную информацию во всех разделах.

Автоматизация и формулы

• Созданы сложные формулы для автоматического расчета остатков
• Реализованы условные форматирования для визуального контроля
• Настроены автоматические уведомления при критических остатках
• Внедрены триггеры для автоматического обновления данных
• Созданы макросы для типовых операций

Отчетность и аналитика

• Отчет по текущим остаткам на всех складах
• Отчет по движению товаров за период
• Анализ оборачиваемости товаров
• Отчет по критическим остаткам
• ABC-анализ номенклатуры
• Отчеты по прибыльности товарных групп
• Экспорт данных в различных форматах

Интерфейс и удобство

• Интуитивно понятная навигация между разделами
• Цветовая индикация статусов и уровней остатков
• Быстрый поиск по любым параметрам
• Фильтры и сортировки данных
• Адаптация под работу с мобильных устройств

РЕЗУЛЬТАТЫ

• Создана полнофункциональная система складского учета с нуля
• Работает без единого сбоя с момента запуска
• Обслуживание нескольких складов в единой системе
• Автоматический подсчет остатков с учетом всех особенностей номенклатуры
• Сокращение времени на инвентаризацию на 80%
• Исключены ошибки при работе с множественными артикулами
• Прозрачность всех операций и движений товара
• Снижение затрат на WMS-системы — экономия более 500 000 рублей в год
• Возможность работы из любой точки мира через браузер
• Мгновенный доступ к актуальным данным для всех пользователей
• Полный контроль транзита и минимизация «зависших» товаров

ТЕХНОЛОГИИ

Google Sheets, Google Apps Script, JavaScript, Google Cloud Platform, Формулы массивов, Условное форматирование, Триггеры, API интеграции

СРОК РЕАЛИЗАЦИИ

1,5 месяца — разработка системы с учетом всех требований и обучение персонала

Система работает стабильно с момента запуска без необходимости серьезного технического обслуживания

ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА

Главная сложность проекта заключалась в создании универсального алгоритма подсчета остатков для товаров с множественными артикулами. Один физический товар мог иметь 3-5 разных обозначений (внутренний код, артикул производителя, несколько партномеров), и система должна была корректно отслеживать остатки вне зависимости от того, под каким артикулом товар учитывался в каждой конкретной операции.

Мы разработали уникальную систему связей, которая автоматически объединяет все артикулы одного товара и ведет единый учет. При этом пользователь может работать с любым удобным ему артикулом — система сама найдет товар и обновит правильные остатки.

Ключевым преимуществом решения на базе Google Sheets стала его гибкость — мы можем быстро добавлять новый функционал по запросу клиента без длительных циклов разработки, характерных для классических WMS-систем. При этом система работает в облаке, не требует установки, доступна с любых устройств и стоит значительно дешевле коммерческих аналогов.

Система успешно работает уже более года без единого критического сбоя, обрабатывая тысячи операций ежемесячно.