Портал поставщиков — Система взаимодействия отделов продаж и закупок

О проекте

Торговая компания с большим штатом менеджеров по продажам и закупкам столкнулась с проблемой неэффективной коммуникации между отделами. Запросы на подбор товаров и получение цен велись через email, мессенджеры и устные договоренности, что приводило к потере информации, дублированию работы и задержкам в обработке заказов клиентов.

Основные проблемы:

• Запросы терялись в почтовых цепочках
• Невозможно отследить статус запроса
• Отсутствие истории коммуникаций
• Сложность работы с множественными предложениями от разных поставщиков
• Нет единой базы для аналитики и отчетности
• Задержки в ответах на запросы клиентов

Нам нужно было создать единую систему, где весь процесс от запроса до получения цен будет прозрачным, структурированным и автоматизированным.

ЧТО МЫ СДЕЛАЛИ

Архитектура и разработка

• Разработали веб-портал на Django с нуля
• Создали масштабируемую архитектуру для работы с большим количеством пользователей
• Спроектировали гибкую базу данных PostgreSQL
• Реализовали REST API для возможных будущих интеграций
• Настроили безопасность и разграничение доступа

Функционал для отдела продаж

Создание запросов

• Простая форма создания нового запроса цены
• Возможность добавления неограниченного количества товаров в один запрос
• Указание необходимого количества каждого товара
• Поле для указания желаемых сроков поставки
• Уровень приоритетности запроса (низкий, средний, высокий, срочный)
• Прикрепление файлов (спецификации, чертежи, фото)

Работа с запросами

• Просмотр всех своих запросов с фильтрами и сортировками
• Отслеживание статуса каждого запроса в реальном времени
• Получение уведомлений о новых ответах от закупок
• Возможность редактировать запрос до начала обработки
• Комментирование и уточнение деталей с закупщиками

Анализ предложений

• Просмотр всех полученных предложений от закупщиков
• Сравнение цен от разных поставщиков в одной таблице
• Информация об условиях поставки, сроках, минимальных партиях
• Выбор оптимального предложения
• Возможность запросить пересмотр цены

Функционал для отдела закупок

Обработка запросов

• Получение новых запросов от менеджеров по продажам
• Приоритизация запросов по срочности
• Назначение ответственных закупщиков
• Постановка внутренних задач по запросу

Предоставление цен и условий

• Добавление множественных предложений на один товар от разных поставщиков
• Указание цены, условий оплаты, сроков поставки
• Информация о минимальной партии
• Наличие товара на складе поставщика
• Комментарии и особые условия
• Прикрепление прайс-листов и документов поставщиков

Управление статусами

• Изменение статуса запроса на каждом этапе
• Указание причин отказа или невозможности поставки
• Предложение альтернативных товаров-аналогов
• Уведомления менеджера о готовности предложения

Система множественных предложений

Гибкость в работе с ценами:

• Один товар может иметь несколько предложений от разных поставщиков
• Каждое предложение содержит полную информацию:
  • Название поставщика
  • Цена за единицу
  • Минимальная партия
  • Срок поставки
  • Условия оплаты (предоплата, отсрочка)
  • Наличие на складе
  • Дополнительные условия

Сравнительный анализ:

• Автоматическая таблица сравнения всех предложений
• Выделение лучших условий по каждому параметру
• Расчет итоговой стоимости с учетом доставки
• Визуальные индикаторы оптимальных предложений

Коммуникация и документы

Система комментариев

• Обмен комментариями по каждому запросу
• Уведомления о новых комментариях
• История всех обсуждений
• Возможность упоминания коллег (@mention)
• Цепочка переписки привязана к конкретному запросу

Работа с файлами

• Прикрепление файлов к запросам
• Загрузка документов от поставщиков
• Прайс-листы, спецификации, сертификаты
• Автоматическая организация файлов по запросам
• Версионность документов

Причины отказа

• Структурированный выбор причины отказа
• Стандартные причины: товар снят с производства, превышен бюджет, не подходят сроки
• Возможность добавления произвольного комментария
• Предложение альтернатив при отказе
• Статистика отказов для анализа

Статусы и уведомления

Жизненный цикл запроса:

• Новый запрос
• В обработке
• Ожидание ответа поставщика
• Предложения получены
• На согласовании
• Утвержден
• Отклонен
• Закрыт

Система уведомлений:

• Email-уведомления о важных событиях
• Внутренние уведомления в портале
• Напоминания о просроченных запросах
• Уведомления о новых комментариях
• Настройка частоты и типов уведомлений

Аналитика и отчетность

Для руководства:

• Количество обработанных запросов за период
• Среднее время обработки запроса
• Топ-менеджеров по количеству запросов
• Статистика отказов и их причины
• Анализ загруженности закупщиков
• Сравнение цен от разных поставщиков

Для менеджеров:

• Личная статистика запросов
• История работы с каждым товаром
• Динамика цен поставщиков
• Эффективность закупок

Интерфейс и UX

• Интуитивно понятный интерфейс
• Адаптивный дизайн для работы с планшетов
• Быстрые фильтры и поиск
• Цветовая индикация статусов
• Keyboard shortcuts для опытных пользователей
• Экспорт данных в Excel

РЕЗУЛЬТАТЫ

• Создана единая система взаимодействия отделов продаж и закупок
• Время обработки запроса сократилось с 2-3 дней до 4-6 часов
• Исключены потерянные запросы — 100% прозрачность
• Увеличение скорости ответа клиентам на 70%
• Возможность сравнения множественных предложений экономит 15-20% на закупках
• Полная история коммуникаций для аудита и анализа
• Снижение нагрузки на почту и мессенджеры
• Автоматизация 85% рутинных операций при согласовании цен
• База знаний по ценам поставщиков накапливается в системе
• Упрощение обучения новых сотрудников благодаря структурированности процессов

ТЕХНОЛОГИИ

Backend: Django 5.x, Python 3.x, Django REST Framework
Database: PostgreSQL
Frontend: HTML5, CSS3, JavaScript, jQuery, Bootstrap
Файлы: Django File Storage, AWS S3
Уведомления: Celery, Redis, Email
Безопасность: Django Security Middleware, HTTPS, JWT
Деплой: Docker, Nginx, Gunicorn

СРОК РЕАЛИЗАЦИИ

2 месяца — от проектирования архитектуры до полного запуска с обучением пользователей

Постоянная техническая поддержка и добавление нового функционала по запросам

ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА

Главная сложность проекта заключалась в необходимости создать гибкую систему работы с множественными предложениями. В отличие от стандартных запросов цен, где один товар = одна цена, здесь нужно было реализовать возможность получения нескольких предложений от разных поставщиков на каждую позицию.

Уникальные решения:

Динамическая форма запроса
Менеджер может добавлять неограниченное количество товаров в один запрос через удобный интерфейс. Это реализовано через Django Formsets с динамическим добавлением полей через JavaScript. Форма валидируется на стороне сервера и клиента.

Матричная структура предложений
Разработали систему, где один товар в запросе может иметь несколько связанных предложений. База данных спроектирована так, чтобы эффективно хранить и извлекать эти данные, а интерфейс представляет их в виде удобной сравнительной таблицы.

Система статусов и прав
Реализован сложный workflow с различными правами для продаж и закупок. Менеджеры по продажам могут только создавать запросы и просматривать ответы, закупщики — только обрабатывать запросы и давать цены. При этом обе стороны могут комментировать запросы.

Производительность
Система оптимизирована для работы с большим количеством данных. Используются select_related и prefetch_related для оптимизации запросов к базе, кэширование часто используемых данных, пагинация больших списков.

Масштабируемость
Архитектура позволяет легко масштабировать систему при росте количества пользователей и запросов. Django + PostgreSQL + Redis обеспечивают необходимую производительность.

Портал стал центральной системой для взаимодействия отделов и значительно ускорил процесс согласования цен, что напрямую повлияло на скорость обработки заказов клиентов и конкурентоспособность компании.